Top
 

DIGITAL KIDS (เทคโนโลยี) ป.4 หน่วย 4 เรื่อง การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Excel

Imagineering Education / บทเรียนวิชาวิทยาการคำนวณ  / DIGITAL KIDS  / DIGITAL KIDS (เทคโนโลยี) ป.4 หน่วย 4 เรื่อง การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Excel

DIGITAL KIDS (เทคโนโลยี) ป.4 หน่วย 4 เรื่อง การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Excel

ระดับชั้น : ประถมศึกษาปีที่ 4
หน่วยที่ : 4
เรื่อง : การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Excel เพื่อแก้ไขปัญหาในชีวิตประจำวัน
สาระ : สาระที่ 8 เทคโนโลยี
ตัวชี้วัด :
ว 8.2 ป 4/4 รวบรวม ประเมิน นำเสนอข้อมูลและสารสนเทศโดยใช้ซอฟต์แวร์ ที่หลากหลายเพื่อแก้ปัญหาในชีวิตประจำวัน
บทนำของเรื่อง : โปรแกรม Microsoft Excel 2016 เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับงานที่เกี่ยวกับ เก็บรวบรวมข้อมูลที่เป็นทั้งตัวอักษร และตัวเลข เพื่อใช้ในการประมวลผลข้อมูล เปรียบเทียบ จัดกลุ่ม เรียงลำดับ การหาผลรวมของข้อมูล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ผล สร้างทางเลือกที่เป็นไปได้ ประเมินทางเลือก และนำเสนองานในรูปแบบของ กราฟ แผนภูมิ และตาราง เป็นต้น

โปรแกรม ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล 2016

เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำตารางเก็บรวบรวมข้อมูลที่เป็นทั้งตัวอักษรและตัวเลข เพื่อใช้ในการประมวลผลข้อมูล เปรียบเทียบ จัดกลุ่ม เรียงลำดับการหาผลรวมของข้อมูล เพื่อนำมาวิเคราะห์ผล สร้างทางเลือกที่เป็นไปได้ ประเมินทางเลือก และนำเสนองานในรูปแบบของ กราฟ แผนภูมิ และตาราง เป็นต้น

โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ได้พัฒนามาอย่างต่อเนื่องจาก Excel 1.1 มาเป็น Excel 5, 6, Excel 95, 97, 2000, 2003, 2007, 2010 จนมาเป็น Excel 2013 และ 2016 ในปัจจุบัน

การนำ Microsoft Excel ไปใช้ประโยชน์ในชีวิตประจำวัน
เราสามารถนำโปรแกรม Microsoft Excel ไปใช้ในชีวิตประจำวันได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้านข้อมูลได้ดีขึ้น สะดวก รวดเร็ว ในการประมวลผล เปรียบเทียบเพื่อนำมาตัดสินใจแก้ไขปัญหา โดยมีตัวอย่างดังต่อไปนี้

1.การจัดงบประมาณ รายรับ – รายจ่าย เพื่อฝึกนิสัยให้เป็นคนที่ประหยัดและอดออม

2.จัดเก็บสต๊อกของสินค้า เพื่อใช้ในการคำนวณสินค้าคงเหลืออยู่ในคลังเก็บสินค้าเพื่อการตัดสินใจต่อไป

3.ใช้จัดทำตารางสอน เป็นการจัดระเบียบแบ่งแยกหน้าที่และเวลาในการเรียนการสอนของนักเรียน

4.การประมวลผลและนำเสนอข้อมูลเพื่อประเมินสถานการณ์ และการคาดการณ์ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น

ส่วนประกอบของ Excel 2016

ริบบอน (Ribbon) กลุ่มชุดเครื่องมือ

ริบบอน (Ribbon) กลุ่มชุดเครื่องมือ
ริบบอน (Ribbon) คือ แถบที่รวบรวมคำสั่งต่าง ๆ ใช้ในการจัดหมวดหมู่ ง่ายต่อการค้นหา ริบบอนเป็นชุดคำสั่ง โดยแบ่งเป็น แท็บ (Tab) หรือ ริบบอน (Ribbon) ตามกลุ่มของคำสั่งต่าง ๆ

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรม ตรวจสอบ แก้ไข วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลใน รุ่น 2016 ได้เพิ่มคุณลักษณะใหม่ เช่น Analysis ToolPak, Slicers และ Formula Builder เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน แชร์ข้อมูลผ่านไปยังออนไลน์เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกับเพื่อนๆ

ชุดคำสั่งควบคุมการทำงานแฟ้มข้อมูล ริบบอนไฟล์ (Ribbon File)

ชุดคำสั่งควบคุมการทำงาน
Info (ข้อมูล) เป็นการจัดการเกี่ยวกับรายละเอียดของ แฟ้มข้อมูล Excel รวมถึงการจัดการความปลอดภัยและความถูกต้องของเอกสาร
New (สร้าง) เป็นคำสั่งสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ และสามารถสร้างต้นแบบได้
Open (เปิด) คำสั่งที่ใช้ในการเปิดไฟล์งานขึ้นมาเพื่อเพิ่มเติมและแก้ไข
Save (บันทึก) คำสั่งที่ใช้ในการบันทึกงาน
Save As (บันทึกเป็น) คำสั่งบันทึกเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนตำแหน่ง
Print (พิมพ์) ใช้ในการพิมพ์เอกสาร หรือดูเอกสารก่อนพิมพ์
Share (แชร์) สามารถส่งข้อมูล (Share) ให้ผู้อื่นดูได้และสามารถส่งเป็นอีเมลได้
Export (ส่งออก) สามารถแปลงไฟล์เป็น PDF/XPS หรือเปลี่ยนรุ่นของ Excel ได้
Close (ปิด) คำสั่งใช้ปิดเอกสาร หรือปิดโปรแกรม
Account (บัญชีผู้ใช้) แสดงรายละเอียดของบัญชีผู้ใช้งาน ซึ่งจะเก็บข้อมูลการใช้งานไว้
Options(ตัวเลือก) กำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของโปรแกรม

รู้จักกับส่วนประกอบของ Worksheet

ชนิดของข้อมูล (Data)

ใน Excel นั้น มีหลายรูปแบบ ซึ่งไม่ใช่เฉพาะตัวเลขเท่านั้น ยังมีอีกหลายประเภท ดังนี้

A Text คือ ข้อมูลประเภท ตัวอักษร สัญลักษณ์ หรือผสมตัวเลข
B Number คือ ข้อมูลประเภท ตัวเลข
C Date Time คือ ข้อมูลประเภท วันที่ เวลา

เริ่มต้นพิมพ์ข้อมูลลงในเอกสาร Excel
การเริ่มต้นการพิมพ์ข้อมูลจะต้องทำการกำหนดตำแหน่งของเซลล์เพื่อให้ Excel ทราบว่า กำลังทำงานอยู่บน แผ่นงาน (sheet) ใด และทำงานที่ตำแหน่งเซลล์ใดในแผ่นงาน (sheet) นั้น

ริบบอน หน้าแรก (Home) ได้รวมชุดคำสั่งต่าง ๆ ที่จะได้ใช้บ่อยที่สุดโดยแบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ เกี่ยวกับ
1. คลิปบอร์ด (Clipboard) 2. ฟอนต์และการจัดแนว (Font&Paragraph)
3. ตัวเลข (Number) 4. สไตล์ (Styles)
5. เซลล์ (Cells) 6. การแก้ไข (Editing)

ในชุดคำสั่งย่อย จะมีลูกศรชี้อยู่ที่มุมขวาล่างของแต่ละชุดคำสั่งเมื่อคลิกชุดคำสั่งเพิ่มเติม (Dialog Box) จะมีเพิ่มเติมออกมา ลองสังเกตดู

การประมวลผล

การประมวลผลด้วย Excel
หลังจากการเก็บข้อมูลลงในตารางแล้วเราสามารถนำข้อมูลนั้นมาทำการประมวลผลได้ ทั้งข้อมูลแบบที่เป็น ตัวเลข และ ตัวอักษร เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่สามารถอ้างอิงได้ โดยมีวิธีการประมวลผลดังต่อไปนี้

1.การคำนวณหาผลรวม เป็นการสรุปหาผลรวมของข้อมูลต่าง ๆ เช่น จำนวนแคลอรี่ที่ทานในแต่ละวัน

2.เรียงลำดับ เป็นการจัดลำดับ ตามเงื่อนไขของข้อมูล เช่น ลำดับคนที่ทานอาหารจำนวนแคลอรี่มากที่สุด

3.จัดกลุ่ม เป็นการจัดประเภทข้อมูล เช่น กลุ่มที่ต้องระมัดระวังอาหาร

4.เปรียบเทียบ เป็นการนำข้อมูลที่ได้มาเปรียบเทียบความแตกต่าง เช่น ได้รับแคลอรี่มากกว่าที่ต้องการ

การประมวลผลด้วยสูตรและการคำนวณ
วิธีป้อนสูตร คือ การป้อนสูตรคำนวณลงในช่องเซลล์ เราต้องเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = (เท่ากับ) นำหน้าสูตรเสมอ ถ้าเราไม่ใส่เครื่องหมายเท่ากับจะกลายเป็นข้อความธรรมดาไม่สามารถคำนวณได้

วิธีการป้อนค่าสูตรใน Excel

การประมวลผลด้วยการใช้ฟังก์ชันผลรวม (AutoSum)
ฟังก์ชัน (Function) คือ คำสั่งคำนวณสำเร็จรูปที่มีอยู่ในแถบริบบอนสูตร และสามารถนำไปใช้งานให้เกิดผลลัพธ์ได้ทันที เช่น ต้องการหาผลลัพธ์จากเซลล์ A1,A2,A3 สามารถใช้ฟังก์ชัน บนแถบริบบอนได้ดังนี้ =Sum(A1:A3) แทนการใช้สูตรคำนวณ =A1+A2+A3 ซึ่งจะได้ผลลัพธ์เหมือนกัน แต่ไม่ต้องสร้างสูตรขึ้นมาเอง

รายละเอียดของชุดคำสั่ง AutoSum อื่นๆ
1. ค่าเฉลี่ย (Average) คือ การหาค่าเฉลี่ย
2. นับตัวเลข (Count) คือ การนับจำนวนข้อมูล
3. ค่ามากที่สุด (Max) คือ การค้นหาข้อมูลที่มีค่ามากที่สุด
4. ค่าน้อยที่สุด (Min) คือ การค้นหาข้อมูลที่มีค่าน้อยที่สุด
การประมวลผลด้วยการเปรียบเทียบตามเงื่อนไขอย่างง่าย

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
เป็นชุดคำสั่งการใส่สีหรือสัญลักษณ์ให้กับเซลล์ โดยมีเงื่อนไขให้เปรียบเทียบข้อมูลตามที่เราต้องการเพื่อให้การแสดงผลชัดเจน ง่ายต่อการนำเสนอ เช่น ค่ามากสุด ค่าน้อยสุด

ตาราง (Table)

ตาราง (Table) คือ พื้นที่ ที่ไว้จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางข้อมูลแต่ไม่ได้ถูกเชื่อมโยงต่อกันอย่างแท้จริง เป็นเหมือนเซลล์เก็บข้อมูลที่แยกจากกันได้อย่างอิสระ

ฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บข้อมูลให้มีความสัมพันธ์กันใน 1 เรคคอร์ด ซึ่ง 1 เรคคอร์ดจะประกอบด้วยหลายๆ ฟิลด์ ภายในฟิลด์จะเป็น เซลล์แต่จะมีการเชื่อมโยงถึงกันอย่างแท้จริง เช่นเมื่อทำการจัดเรียงข้อมูลตารางทั้งตารางจะถูกเรียงลำดับ ไม่เพียงแต่ส่วนที่ถูกเลือกเพื่อจัดเรียง

ส่วนประกอบของตาราง (Table) ในฐานข้อมูล (Database)

1. ฟิลด์ (Field) คือ 1 หน่วยของข้อมูลเช่น รหัสนักเรียน ชื่อ เป็นต้น
2. เรคคอร์ด (Record) คือ 1 ชุดข้อมูลที่เกิดจากการนำเอาหลายๆ ฟิลด์ มารวมกัน เช่น 1 เรคคอร์ดของนักเรียนประกอบด้วยฟิลด์ ต่างๆ เช่น รหัสนักเรียน ชื่อ ชั้น เป็นต้น

การเปลี่ยนตาราง (Table) ให้เป็นฐานข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลด้วยการเรียงลำดับ (Sort)
การเรียงลำดับ (Sort) คือ การเรียงข้อมูลตามที่ต้องการ จากมากไปน้อย จากน้อยไปมาก หรือเป็นการเรียงลำดับตามตัวอักษร (ก-ฮ), (A-Z) เพื่อการทำประมวลผลข้อมูลและสรุปผลข้อมูลต่อไปได้

ขั้นตอนการเรียงลำดับ (Sort) ข้อมูล

การกรอง (Filter) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่สนใจ เมื่อจัดกลุ่มได้จะสามารถทำให้เปรียบเทียบข้อมูลที่ต้องการให้เห็นชัดเจนมากขึ้น เช่น กรองผลสอบของนักเรียนที่ได้คะแนนเต็ม รายชื่อนักเรียนที่ขึ้นต้นด้วยอักษร (ก)

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย PivotTable คือ การจัดเรียงข้อมูลเพื่อง่ายต่อการตรวจสอบเปรียบเทียบ เพื่อใช้ในการประมวลผลข้อมูล โดยจะสร้างตารางขึ้นมาใหม่โดยจะแสดงข้อมูลเฉพาะที่เลือกเพื่อใช้ในการเปรียบเทียบ
1.เลือกคลุมตารางที่ต้องการสร้าง PivotTable เพื่อนำมาประมวลผลข้อมูล
2.คลิก ริบบอน > แทรก (Ribbon > Insert) =คลิกเลือกคำสั่ง PivotTable
3.จะมีหน้าต่าง Create PivotTable แสดงขึ้นมา
4.ให้เลือก เวิร์กชีตใหม่ (New Worksheet) และคลิกปุ่ม Ok

รายละเอียดของ PivotTable
A แถว (Rows) คือ การแสดงผลหลักเรียงตามแถว
B ค่า (Values) คือ รูปแบบของผลลัพธ์เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย
C ตัวกรอง (Filters) คือ การกรองเลือกข้อมูลที่ต้องการ
D คอลัมน์ (Columns) คือ การแสดงผลหลักเรียงตามคอลัมน์

การคำนวณผลจาก PivotTable
วิธีการคำนวณ PivotTable
โจทย์ ให้นักเรียนแสดงผลรวมของ จำนวนประชากร และ ค่าเฉลี่ยรายได้ของทั้ง 10 ประเทศ

แผนภูมิ (Chart)

Microsoft Excel 2016 เป็นการนำเสนอข้อมูลที่ได้ประมวลผล วิเคราะห์ผล และนำเสนอทางเลือกที่ได้ตัดสินใจแล้ว โดยนำเสนอด้วยแผนภูมิเพื่อเป็นการสรุปผล ซึ่งการนำเสนอด้วยแผนภูมินั้นต้องเข้าใจในองค์ประกอบของแผนภูมิ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

องค์ประกอบของแผนภูมิ (Chart Elements)

A Axis แกน x และ แกน y
B Axis Titles ชื่อของแกน X และ Y
C Chart Titles Axis ชื่อแผนภูมิ
D Data Labels ค่าที่แสดงผลบนแผนภูมิ
E Data Table ตารางค่าของแผนภูมิ
F Gridlines การแสดงเส้นแนวเส้นตาราง
G Legend คำอธิบายสีกราฟ

ประเภทของแผนภูมิ (Charts)
แผนภูมิ (Charts) มีอยู่ด้วยกัน 10 แบบ การเลือกใช้แผนภูมิชนิดใด ขึ้นอยู่กับรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการเปรียบเทียบให้เห็นชัดเจน เช่น หากเป็นหุ้นก็ใช้แผนภูมิที่เป็น Stock (หุ้น) หากเป็นการเปรียบเทียบเชิงผลรวมก็ใช้แผนภูมิวงกลม หากต้องการเปรียบเทียบเป็นระยะเวลาก็ต้องเป็นกราฟเส้น เป็นต้น

ลักษณะของแผนภูมิทั้ง 10 แบบ


แผนภูมิแบบแท่ง
แผนภูมิแบบเส้น
แผนภูมิวงกลม
แผนภูมิแท่งแบบแนวนอน
แผนภูมิพื้นที่

 

 

 

 

แผนภูมิแบบจุด
แผนภูมิแบบหุ้น
แผนภูมิพื้นที่ 3 มิติ
แผนภูมิแบบเรดาร์
แผนภูมิผสม

 

 

 

 

 

ตัวอย่างประเภทของแผนภูมิ (Chart)

แผนภูมิแบบเรดาร์(Radar)

แผนภูมิวงกลม (Pie)

แผนภูมิแบบเส้น (LIne)

แผนภูมิพื้นที่ (Area)

แผนภูมิแท่งแบบแนวนอน (Bar)

แผนภูมิผสม (Combo)

การสร้างแผนภูมิ (Charts)
ก่อนการสร้างแผนภูมิ จะต้องมีข้อมูลบนเวิร์กชีตที่พร้อมนำมาใช้อ้างอิงและทราบถึงวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งาน เพื่อจะได้ตัดสินใจเลือกประเภทของแผนภูมิ เช่น ต้องการเปรียบเทียบข้อมูล อาจเลือกใช้แผนภูมิแท่งแบบคอลัมน์ หรือ แบบเส้น เป็นต้น

ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ (Charts)

การจัดเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

เนื่องด้วยข้อมูลเอกสารของ Excel เป็นหน้ากระดาษที่ใหญ่ จึงควรจัดหน้ากระดาษก่อนสั่งพิมพ์ หรือการวางรูปแบบของตัวอักษร แนวสีระยะขอบกระดาษ แนวกระดาษ ขนาดกระดาษ การกำหนดพื้นที่การพิมพ์ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้